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Individualsoftware oder Standardsoftware: Sind Ihre Werkzeuge an Sie angepasst?

Sébastien Nobour

Gründer von DEVEDANOS

Alternativen

Für eine Hochschulgruppe haben wir an der Entwicklung ihrer Plattform für Stellen im dualen Studium mitgearbeitet, die nur ihren Studierenden offensteht. Bei der Anmeldung füllten die Mitarbeitenden der Gruppe das Bewerberprofil jedes Studierenden, der eine Stelle suchte, von Hand aus, anhand seines Lebenslaufs.

Sind Ihre Werkzeuge an Ihre Arbeitsweise angepasst, oder müssen Sie sich an sie anpassen?

Woran Sie erkennen, dass sich Ihre Teams an das Werkzeug anpassen

Mehrere Situationen zeigen, dass sich Ihre Teams an ihre Werkzeuge anpassen: dieselben Informationen, eingegeben in mehrere Werkzeuge, die nicht miteinander kommunizieren, die Fehler, die dabei entstehen, eine einzige Person im Unternehmen, die all das aktuell hält, oder eine teure Software, von der Ihre Teams nur einen Teil nutzen und deren Hersteller die Anpassungen nicht vornimmt, um die Sie bitten.

Dieselbe Information, zweimal eingegeben

Wenn zwei Programme nicht miteinander kommunizieren, überträgt jemand von Hand in das eine, was im anderen steht. Jede Eingabe kostet Zeit. Jede ist auch eine Gelegenheit, sich zu vertun. Der Fehler fällt nicht sofort auf. Er zeigt sich später, wenn seine Korrektur mehr kostet.

Die Tabelle nebenher

Wenn das Werkzeug nicht tut, was das Team braucht, baut jemand eine Tabelle, um die Lücke zu füllen. Die Datei leistet gute Dienste, dann wird sie unverzichtbar.

Wenn sich Beschäftigte so ihre eigenen Werkzeuge bauen, an denen vorbei, die das Unternehmen gewählt hat, spricht man von Shadow IT, auf Deutsch Schatten-IT. Gartner, ein auf Informationstechnologie spezialisiertes Marktforschungsunternehmen, hat sie in seinen Prognosen zur Cybersicherheit vom März 2023 beziffert. 2022 haben 41 % der Beschäftigten technische Werkzeuge beschafft, verändert oder selbst gebaut, ohne dass ihre IT-Abteilung davon wusste. Für 2027 rechnete Gartner mit 75 %. Diese Zahlen gelten für Unternehmen im Allgemeinen, nicht speziell für KMU.

Auch eine von Hand gepflegte Tabelle hat ihre Fehler. Raymond Panko, Forscher an der Universität von Hawaii, hat im Jahr 2000 die Prüfungen realer Tabellen zusammengetragen, die in Unternehmen durchgeführt worden waren. Die jüngsten Prüfungen, die mit den strengsten Methoden arbeiteten, fanden in mindestens 86 % der untersuchten Dateien Fehler. Die meisten zählten nur die schwerwiegenden Fehler. Eine falsche Zahl in einer Tabelle landet danach in den Entscheidungen, die auf Grundlage dieser Datei getroffen werden.

Bezahlte Funktionen, die niemand nutzt

Eine Standardsoftware ist fertig gekaufte Software, die für sehr viele Unternehmen entwickelt wird. Sie bezahlen alle ihre Funktionen, ob Sie sie nutzen oder nicht.

Pendo, Hersteller einer Software, die die Nutzung von Anwendungen misst, hat 2019 eine Größenordnung dafür genannt. Das Unternehmen hat die Nutzung der Funktionen in der Software von 615 seiner Kunden ausgewertet. In einer durchschnittlichen Software wurden 80 % der Funktionen selten oder nie genutzt. Die Messung betrifft die Software dieser Kunden, nicht die, die KMU kaufen.

Es kommt auch vor, dass eine Funktion fehlt, die Sie brauchen. Sie bitten den Hersteller darum.

Sollte man deshalb alles individuell entwickeln lassen?

Nein. Martin Fowler hat diese Frage 2010 in einem Beitrag in seinem Blog behandelt. Fowler ist Chief Scientist bei Thoughtworks, einem Softwareentwicklungsunternehmen, und Autor mehrerer Bücher über Softwaredesign. Er gehört zu den Unterzeichnern des Agilen Manifests, des Gründungstexts des agilen Ansatzes in der Softwareentwicklung. In diesem Beitrag leitet er aus seiner Laufbahn eine Unterscheidung zwischen zwei Arten von Software ab.

Was sie trennt, ist nicht die Technik, sondern die Tätigkeit, die die Software unterstützt.

Auf der einen Seite stehen die Tätigkeiten, die jedes Unternehmen hat und die keines von ihnen auszeichnen. Die Lohnabrechnung zum Beispiel: Sie soll einfach funktionieren. Da Sie sich mit dieser Tätigkeit von niemandem unterscheiden, ist die Standardsoftware für Fowler die naheliegende Wahl. Er rät, sie zu kaufen und die eigene Arbeitsweise an die Software anzupassen. Eine gekaufte Standardsoftware für diese Art von Tätigkeit mit großem Aufwand umzubauen, hält er für Verschwendung.

Auf der anderen Seite stehen die Tätigkeiten, die zu dem gehören, was ein Unternehmen besser macht als seine Wettbewerber. Für diese schließt Fowler die Standardsoftware aus: Dieselbe Software wie Ihre Wettbewerber zu nutzen, würde Sie daran hindern, sich von ihnen abzuheben.

Er fügt hinzu, dass Tätigkeiten der zweiten Art selten sind. Seiner Einschätzung nach machen sie vielleicht 5 % des Ganzen aus.

Die Frage im Titel hat also nicht nur eine Antwort. Für die Lohnabrechnung, oder für jede Tätigkeit, die Sie nicht auszeichnet, ist es die richtige Wahl, sich an das Werkzeug anzupassen. Dort, wo Ihre Arbeitsweise bei Ihren Kunden den Unterschied macht, muss sich das Werkzeug an Sie anpassen.

Die oben beschriebenen Anzeichen zeigen Ihnen, wo Sie hinschauen sollten. Wenn Ihre Teams ein Werkzeug jeden Tag umgehen, fragen Sie sich, ob die Tätigkeit, der es dient, zu dem gehört, was Sie besser macht als Ihre Wettbewerber.

Individuell heißt nicht, alles zu ersetzen

Für die Hochschulgruppe, für die wir gearbeitet haben, haben wir uns auf einen genau umrissenen Punkt konzentriert: das Ausfüllen des Bewerberprofils. Wir haben die Plattform mit einem Modell von OpenAI verbunden: Die Software liest den Lebenslauf und füllt das Bewerberprofil der Studierenden aus. Diese Integration hat dazu beigetragen, die manuelle Eingabezeit der Mitarbeitenden um 80 % zu verringern, und die Studierenden müssen nicht mehr alles selbst eintippen.

In diesem Fall hieß das Werkzeug anpassen, der Plattform hinzuzufügen, was ihr fehlte.

Bei DEVEDANOS arbeiten wir nach einem Ansatz, bei dem die Nutzer jede Funktion beurteilen. Bei der Entwicklung individueller Software arbeiten wir mit einem festen Budget, das am Ende jedes Monats für die geleistete Arbeit abgerechnet wird. Ihre Anwendung ist innerhalb eines Monats nutzbar, mit einigen wesentlichen Funktionen: Ihre Nutzer arbeiten sofort damit, und ihre Nutzung bestimmt, welche Funktionen als Nächstes entwickelt werden. Der Quellcode, die Infrastruktur, die Deployment-Pipeline und die Dokumentation sind Ihr geistiges Eigentum, sobald die erste Monatsrechnung beglichen ist.

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Was würde eine Software kosten, die zu Ihrem Geschäft passt? Unser Artikel über Softwareprojekte, die ihr Budget überschreiten erklärt, womit Sie diese Investition vergleichen sollten: mit dem, was Sie das Fehlen dieser Software heute kostet. Und wenn Sie die Integration eines KI-Modells interessiert, beschreibt unser Artikel über „Ihre eigene KI“, was Ihrem Unternehmen in diesem Fall gehört.

Wenn das Werkzeug, das Ihnen fehlt, Ihre Aufträge, Ihre Vorgänge oder Ihre Kunden verfolgen soll, beschreiben unsere Seiten Web-App entwickeln lassen und Individuelles CRM entwickeln lassen, was wir bauen.

Ihre Teams geben dieselben Informationen in mehrere Werkzeuge ein? Sprechen wir darüber?

Quellen

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