6 min leestijd

Maatwerk of standaardsoftware: past uw software bij u?

Sébastien Nobour

Oprichter van DEVEDANOS

Alternatieven

Voor een groep in het hoger onderwijs hebben we meegewerkt aan de ontwikkeling van zijn vacatureplatform voor leerwerkplekken, alleen toegankelijk voor de eigen studenten. Bij de inschrijving vulden de medewerkers van de groep voor elke student die een leerwerkplek zocht met de hand het kandidaatprofiel in, op basis van zijn cv.

Past uw software bij uw manier van werken, of past u zich aan uw software aan?

De signalen dat uw team zich aan de software aanpast

Verschillende situaties laten zien dat uw medewerkers zich aanpassen aan hun software: dezelfde gegevens die in meerdere systemen worden ingevoerd die niet met elkaar praten, de fouten die dat oplevert, één persoon in het bedrijf die alles bijhoudt, of een duur pakket waarvan uw team maar een deel gebruikt en waarvan de leverancier de aanpassingen die u vraagt niet doorvoert.

Dezelfde gegevens, twee keer ingevoerd

Als twee pakketten niet met elkaar praten, typt iemand in het ene over wat in het andere staat. Elke invoer kost tijd. Elke invoer is ook een kans op een fout. Die fout ziet u niet meteen. Ze duikt later op, als het herstellen meer kost.

De spreadsheet ernaast

Als de software niet doet wat het team nodig heeft, bouwt iemand een spreadsheet om het gat te vullen. Het bestand is handig, en wordt daarna onmisbaar.

Als medewerkers zo hun eigen tools maken, buiten de tools die het bedrijf heeft gekozen, spreekt men van shadow IT, schaduw-IT. Gartner, een onderzoeksbureau op het gebied van informatietechnologie, heeft dat in maart 2023 becijferd in zijn voorspellingen over cybersecurity. In 2022 schafte 41% van de medewerkers technologie aan, paste die aan of maakte die zelf, buiten het zicht van hun IT-afdeling. Het bureau verwachtte 75% in 2027. Die cijfers gaan over bedrijven in het algemeen, niet specifiek over het mkb.

Ook een spreadsheet die met de hand wordt ingevuld, bevat fouten. Raymond Panko, onderzoeker aan de Universiteit van Hawaï, bracht in 2000 de audits samen van echte spreadsheets uit bedrijven. De recentste audits, met de strengste methoden, vonden fouten in minstens 86% van de onderzochte bestanden. De meeste telden alleen de ernstige fouten. Een fout getal in een spreadsheet komt daarna terug in de beslissingen die op dat bestand worden gebaseerd.

Betaalde functies die niemand gebruikt

Standaardsoftware is kant-en-klare software, gemaakt voor een groot aantal bedrijven. U betaalt voor alle functies, of u ze nu gebruikt of niet.

Pendo, maker van software die het gebruik van applicaties meet, gaf daar in 2019 een orde van grootte van. Het bedrijf analyseerde het gebruik van functies in de software van 615 van zijn klanten. In een gemiddeld pakket werd 80% van de functies zelden of nooit gebruikt. De meting gaat over de software van die klanten, niet over wat het mkb koopt.

Soms ontbreekt er ook een functie die u nodig hebt. U vraagt die aan de leverancier.

Moet u dan alles op maat laten bouwen?

Nee. Martin Fowler behandelde die vraag in 2010, in een blogbericht. Fowler is Chief Scientist bij Thoughtworks, een softwareontwikkelbedrijf, en auteur van meerdere boeken over softwareontwerp. Hij is een van de ondertekenaars van het Manifest voor Agile Software Ontwikkeling, de tekst waarop de agile aanpak van softwareontwikkeling teruggaat. In dat bericht maakt hij, op basis van zijn loopbaan, onderscheid tussen twee soorten software.

Wat ze scheidt, is niet de techniek, maar de activiteit die de software ondersteunt.

Aan de ene kant de activiteiten die alle bedrijven hebben, en waarmee geen enkel bedrijf zich onderscheidt. De salarisadministratie bijvoorbeeld: die moet gewoon werken. Omdat u zich met die activiteit van niemand onderscheidt, is standaardsoftware voor Fowler de voor de hand liggende keuze. Hij raadt aan die te kopen en uw manier van werken aan de software aan te passen. Hij vindt het ook verspilling om gekochte standaardsoftware voor dit soort activiteiten duur aan te passen.

Aan de andere kant de activiteiten die deel uitmaken van wat een bedrijf beter maakt dan zijn concurrenten. Voor die activiteiten wijst Fowler standaardsoftware af: dezelfde software gebruiken als uw concurrenten zou u beletten u van hen te onderscheiden.

Hij voegt eraan toe dat activiteiten van die tweede soort zeldzaam zijn. Volgens hem gaat het om misschien 5% van het geheel.

De vraag in de titel heeft dus niet één antwoord. Voor de salarisadministratie, of voor elke activiteit waarmee u zich niet onderscheidt, is het de goede keuze om u aan de software aan te passen. Waar uw manier van werken het verschil maakt bij uw klanten, moet de software zich aan u aanpassen.

De signalen hierboven laten zien waar u moet kijken. Werkt uw team elke dag om een pakket heen, vraag u dan af of de activiteit die het ondersteunt deel uitmaakt van wat u beter maakt dan uw concurrenten.

Maatwerk betekent niet alles vervangen

Voor de groep in het hoger onderwijs waarvoor we hebben gewerkt, hebben we ons op één punt gericht: het invullen van het kandidaatprofiel. We hebben het platform gekoppeld aan een model van OpenAI: de software leest het cv en vult het kandidaatprofiel van de student in. Die koppeling heeft eraan bijgedragen dat de tijd die de medewerkers aan handmatige invoer besteedden met 80% daalde, en de studenten hoeven niet meer alles zelf in te typen.

In dit geval betekende de software aanpassen: toevoegen wat het platform miste.

Bij DEVEDANOS werken we volgens een aanpak waarin de gebruikers elke functionaliteit beoordelen. Voor de ontwikkeling van software op maat werken we voor een vast budget, aan het einde van elke maand gefactureerd voor het geleverde werk. Uw applicatie is binnen een maand bruikbaar, met een paar essentiële functionaliteiten: uw gebruikers gaan er meteen mee aan de slag, en hoe ze ermee werken, bepaalt welke functionaliteiten we daarna ontwikkelen. De broncode, infrastructuur, deployment-pipeline en documentatie zijn uw intellectueel eigendom zodra de eerste maandfactuur is betaald.

Verder lezen

Wat zou software kosten die bij uw bedrijf past? Ons artikel over softwareprojecten die hun budget overschrijden legt uit waarmee u die investering vergelijkt: met wat het ontbreken van die software u nu kost. En als het koppelen van een AI-model u interesseert, legt ons artikel over “uw eigen AI” uit wat uw bedrijf in dat geval bezit.

Dient de tool die u mist om uw orders, uw dossiers of uw klanten te volgen, dan beschrijven onze pagina’s webapplicatie op maat en CRM op maat wat we bouwen.

Voert uw team dezelfde gegevens in het ene systeem na het andere in? Zullen we kennismaken?

Bronnen

Lees ook