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Logiciel sur mesure ou progiciel : vos outils sont-ils adaptés à vous ?

Sébastien Nobour

Fondateur de DEVEDANOS

Alternatives

Pour un groupe d’enseignement supérieur, nous sommes intervenus sur le développement de sa plateforme d’offres d’alternance, réservée à ses étudiants. À l’inscription, le personnel du groupe remplissait à la main, à partir de son CV, le profil de candidat de chaque étudiant en recherche d’alternance.

Vos outils sont-ils adaptés à votre façon de travailler, ou est-ce à vous de vous adapter à eux ?

Les signes que vos équipes s’adaptent à l’outil

Plusieurs situations montrent que ce sont vos équipes qui s’adaptent à leurs outils : les mêmes informations saisies dans plusieurs outils qui ne communiquent pas entre eux, les erreurs que cela produit, une seule personne dans l’entreprise qui tient tout cela à jour, ou un logiciel payé cher dont vos équipes n’utilisent qu’une partie et dont l’éditeur ne fait pas les ajustements que vous demandez.

La même information, saisie deux fois

Quand deux logiciels ne communiquent pas entre eux, quelqu’un recopie dans l’un ce que contient l’autre. Chaque saisie prend du temps. Chacune est aussi une occasion de se tromper. L’erreur ne se voit pas tout de suite. Elle apparaît plus tard, quand la corriger coûte davantage.

Le tableur à côté

Quand l’outil ne fait pas ce dont l’équipe a besoin, quelqu’un construit un tableur pour combler le manque. Le fichier rend service, puis il devient indispensable.

Quand des salariés se fabriquent ainsi leurs propres outils, en dehors de ceux que l’entreprise a choisis, on parle de shadow IT, l’informatique parallèle. Gartner, un cabinet d’études spécialisé dans les technologies de l’information, l’a chiffré dans ses prévisions de mars 2023 sur la cybersécurité. En 2022, 41 % des salariés se procuraient, modifiaient ou créaient des outils technologiques hors de la vue de leur service informatique. Le cabinet prévoyait 75 % en 2027. Ces chiffres portent sur les entreprises en général, pas sur les PME en particulier.

Un tableur rempli à la main a aussi ses erreurs. Raymond Panko, chercheur à l’université d’Hawaï, a réuni en 2000 les audits de tableurs réels menés dans des entreprises. Les audits les plus récents, qui employaient les méthodes les plus rigoureuses, trouvaient des erreurs dans au moins 86 % des fichiers examinés. La plupart ne comptaient que les erreurs importantes. Un chiffre faux dans un tableur se retrouve ensuite dans les décisions prises à partir de ce fichier.

Les fonctionnalités payées qui ne servent pas

Un progiciel est un logiciel standard, vendu tout fait et conçu pour un grand nombre d’entreprises. Vous payez l’ensemble de ses fonctionnalités, que vous vous en serviez ou non.

Pendo, éditeur d’un logiciel qui mesure l’usage des applications, en a donné un ordre de grandeur en 2019. Il a analysé l’utilisation des fonctionnalités dans les logiciels de 615 de ses clients. Dans un logiciel moyen, 80 % des fonctionnalités étaient rarement ou jamais utilisées. La mesure porte sur les logiciels de ces clients, pas sur ceux qu’achètent les PME.

Il arrive aussi qu’il manque une fonction dont vous avez besoin. Vous la demandez à l’éditeur.

Faut-il pour autant tout faire développer sur mesure ?

Non. Martin Fowler a traité la question en 2010, dans un billet de son blog. Fowler est le directeur scientifique de Thoughtworks, une entreprise de développement logiciel, et l’auteur de plusieurs livres sur la conception des logiciels. Il fait partie des signataires du Manifeste agile, le texte fondateur de l’approche agile du développement logiciel. Dans ce billet, il tire de sa carrière une distinction entre deux sortes de logiciels.

Ce qui les sépare n’est pas la technique, mais l’activité que le logiciel soutient.

D’un côté, les activités que toutes les entreprises ont, et qui ne distinguent aucune d’entre elles. La paie, par exemple : on veut seulement qu’elle fonctionne. Puisque l’activité ne vous distingue de personne, le progiciel est pour Fowler le choix évident. Il conseille de l’acheter et d’adapter sa façon de travailler au logiciel. Il juge aussi que modifier à grands frais un progiciel acheté pour ce genre d’activité est du gaspillage.

De l’autre, les activités qui font partie de ce qui rend une entreprise meilleure que ses concurrents. Pour celles-là, Fowler écarte le progiciel : utiliser le même logiciel que vos concurrents vous empêcherait de vous distinguer d’eux.

Il ajoute que les activités de cette seconde sorte sont rares. Selon lui, elles représentent peut-être 5 % de l’ensemble.

La question du titre n’a donc pas une seule réponse. Pour la paie, ou pour toute activité qui ne vous distingue pas, vous adapter à l’outil est le bon choix. Là où votre façon de travailler fait la différence auprès de vos clients, c’est à l’outil de s’adapter à vous.

Les signes décrits plus haut vous montrent où regarder. Quand vos équipes contournent un outil chaque jour, demandez-vous si l’activité qu’il sert fait partie de ce qui vous rend meilleur que vos concurrents.

Sur mesure ne veut pas dire tout remplacer

Pour le groupe d’enseignement supérieur pour lequel nous avons travaillé, nous nous sommes concentrés sur un point précis : le remplissage du profil de candidat. Nous avons relié la plateforme à un modèle d’OpenAI : le logiciel lit le CV et remplit le profil de candidat de l’étudiant. Cette intégration a contribué à réduire de 80 % le temps de saisie manuelle du personnel, et les étudiants n’ont plus tout à taper eux-mêmes.

Dans ce cas, adapter l’outil a voulu dire ajouter à la plateforme ce qui lui manquait.

Chez DEVEDANOS, nous travaillons selon une approche où les utilisateurs jugent chaque fonctionnalité. Pour le développement d’un logiciel sur mesure, nous travaillons pour un budget fixe, facturé chaque fin de mois pour le travail réalisé. Votre application est utilisable en un mois, en quelques fonctionnalités essentielles : vos utilisateurs s’en servent immédiatement, et c’est leur usage qui définit les fonctionnalités suivantes à développer. Le code source, l’infrastructure, le pipeline de déploiement et la documentation sont votre propriété intellectuelle dès le règlement de la première mensualité.

Pour aller plus loin

Combien coûterait un logiciel adapté à votre activité ? Notre article sur les projets logiciels qui dépassent leur budget explique à quoi comparer cet investissement : à ce que vous coûte aujourd’hui l’absence de ce logiciel. Et si l’intégration d’un modèle d’IA vous intéresse, notre article sur « votre propre IA » détaille ce que votre entreprise possède dans ce cas.

Si l’outil qui vous manque sert à suivre vos commandes, vos dossiers ou vos clients, nos pages application métier sur mesure et CRM sur mesure décrivent ce que nous construisons.

Vos équipes ressaisissent les mêmes informations d’un outil à l’autre ? On en parle ?

Sources

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