Excel als database gebruiken? Van een gedeeld Excel-bestand naar een webapplicatie op maat

Het bestand begon als een eenvoudige tabel, bijgehouden door één persoon. Daarna ging het hele team het invullen. Vandaag houdt het de voorraad, de bestellingen of de klantdossiers bij. Het is onmisbaar geworden.

Op dat punt doet de spreadsheet het werk van een applicatie, zonder de bescherming die daarbij hoort. Het omzetten in een applicatie betekent niet dat u alles opnieuw moet uitvinden: het bestand is het vertrekpunt.

Een Excel-bestand delen met meerdere gebruikers: wanneer de spreadsheet een applicatie wordt

Om te weten of uw spreadsheet al het werk van een applicatie doet, moet u eerst weten wat een applicatie is. De duidelijkste definitie die we hebben gevonden, is die van Bob Baxley, in een artikel dat Boxes and Arrows, een onlinetijdschrift over interfaceontwerp, in 2003 publiceerde. Volgens hem heeft een applicatie twee eigenschappen die u kunt waarnemen. Ze laat haar gebruikers gegevens aanmaken, wijzigen en blijvend bewaren. En ze heeft met elk van haar gebruikers een eigen relatie.

Een Excel-bestand dat door meerdere gebruikers wordt gedeeld, voldoet al aan de eerste voorwaarde: iedereen maakt er gegevens in aan, wijzigt ze en bewaart ze. Aan de tweede ontbreekt het vaak. In een bestand dat per e-mail wordt rondgestuurd of in een gedeelde map staat, beperkt niets wat iemand kan wijzigen, en niets laat zien wie wat heeft veranderd.

Uw bestand heeft dat punt bereikt als:

• Meerdere mensen het elke dag wijzigen, soms tegelijk.
• Er kopieën per e-mail rondgaan, en niemand weet welke de juiste is.
• Maar één persoon de formules en macro’s kent.
• Er een heel bedrijfsproces mee wordt beheerd: het voorraadbeheer, het verkoopbeheer, het bijhouden van servicebezoeken.

De grenzen van Excel: de fouten, en wie ze ziet

Ook een spreadsheet die met de hand wordt ingevuld, bevat fouten. Raymond Panko, onderzoeker aan de Universiteit van Hawaï, bracht in 2000 de audits samen van echte spreadsheets uit bedrijven. De recentste audits, met de strengste methoden, vonden fouten in minstens 86% van de onderzochte bestanden. De meeste telden alleen de ernstige fouten. Een verkeerd cijfer in een spreadsheet belandt daarna in de beslissingen die op basis van dat bestand worden genomen.

Over dat cijfer bestaat discussie. In 2009 oordeelden drie onderzoekers van Dartmouth College, Stephen Powell, Kenneth Baker en Barry Lawson, dat het idee van wijdverbreide fouten in spreadsheets meer op losse waarnemingen berustte dan op degelijk onderzoek. Daarop auditeerden ze 50 spreadsheets die in organisaties werden gebruikt. Ze vonden fouten in 0,9% tot 1,8% van de cellen met een formule, afhankelijk van de manier van tellen. Dat percentage verschilde sterk van bestand tot bestand.

De twee metingen zeggen niet hetzelfde: de ene telt de bestanden met minstens één fout, de andere de foute formules. In beide gevallen was er een audit nodig om die fouten te vinden: een spreadsheet meldt geen fout resultaat.

De spreadsheet heeft ook technische grenzen. In oktober 2020 werden in Engeland 15.841 positieve covid-19-gevallen niet meegeteld in de landelijke cijfers, van 25 september tot 2 oktober. De testresultaten liepen via bestanden in het .xls-formaat, beperkt tot 65.536 rijen, en de overtollige rijen verdwenen bij het importeren. Het ging om een grote overheidsorganisatie. Toch laat het zien wat elk groeiend bestand bedreigt: voorbij de grens kunnen gegevens verdwijnen zonder dat iemand wordt gewaarschuwd.

Hangt uw bedrijfsactiviteit van een bestand af, vraag u dan af wie een fout zou zien, en wanneer.

Excel of een database: waar uw gegevens staan

In een Excel-bestand staan de gegevens en de berekeningen door elkaar in dezelfde cellen. Naar ons idee valt het niet op als iemand een formule overschrijft met een handmatig getypte waarde.

Een applicatie houdt die twee gescheiden. De gegevens worden bewaard in een database, op dezelfde plek voor alle gebruikers. De rekenregels staan in de code van de applicatie: niemand kan ze omzeilen of een berekening vervangen door een met de hand getypte waarde. Elke gebruiker logt in met zijn eigen account, en de applicatie weet wat hij mag zien en wijzigen.

Met een bedrijfsapplicatie volgt u uw bestellingen, uw serviceopdrachten, uw dossiers en ieders toegangsrechten. Ze vervangt vaak een spreadsheet, of meerdere tools waarin dezelfde informatie meermaals wordt ingevoerd.

Excel omzetten in een webapplicatie: wat er verandert

Er is nog maar één enkele versie van de gegevens. Niemand werkt nog op een kopie van de gegevens. Wordt er een bestelling ingevoerd, dan ziet iedereen die haar mag inzien haar meteen.

De rekenregels hangen niet meer af van een persoon die het bestand kent.

Uw applicatie kan ook worden gekoppeld aan de software die u niet vervangt, zoals uw boekhouding of uw facturatie. Dezelfde informatie wordt dan maar één keer ingevoerd en blijft in alle programma’s gelijk.

En bestaat een taak uit het overtypen van een factuur of een inkooporder in het bestand, dan kan AI die documenten lezen, binnen de applicatie.

Excel vervangen door andere software: standaard of op maat

Dekt een standaardpakket uw behoefte al, en voert de leverancier de aanpassingen door die u vraagt, dan blijft dat de eenvoudigste keuze. Voor een activiteit die u niet van uw concurrenten onderscheidt, is het vaak verstandig om u aan de tool aan te passen: het onderscheid van Martin Fowler helpt bij die keuze.

Soms is uw bestand juist ontstaan omdat geen enkel standaardpakket aansloot bij uw manier van werken. Een ander standaardpakket brengt dan hetzelfde probleem terug: het team houdt de spreadsheet ernaast bij, voor wat de tool niet dekt.

Die spreadsheet ernaast, buiten de tools die het bedrijf heeft gekozen, is een geval van shadow IT.

Bedrijfssoftware op maat laten ontwikkelen: uitgaan van het bestand

Het bestand bevat al een groot deel van de beschrijving van de behoefte: de kolommen geven de gegevens die worden bijgehouden, de formules de regels die worden toegepast, de tabbladen de verdeling van het werk.

De ontwikkeling gaat dus uit van het bestand, en van de mensen die ermee werken. We beginnen met de paar functionaliteiten die ze het hardst nodig hebben, zodat ze het bestand voor dat deel kunnen loslaten. Dat minimum viable product controleert of de applicatie aan de behoefte voldoet, voordat we verdergaan.

De rest van het bestand blijft ondertussen in gebruik. Elke functionaliteit die naar productie gaat, vervangt er een deel van, totdat niemand het nog nodig heeft.

DEVEDANOS: uw bestand wordt een bedrijfsapplicatie, tegen een vast maandbudget

Bij DEVEDANOS ontwikkelen wij uw software op maat, binnen een maand bruikbaar, tegen een vast maandbudget, en stemmen we die continu af op de veranderingen in uw bedrijf. Het budget wordt samen met u opgebouwd, op basis van uw cijfers en doelstellingen: samen bepalen we het bedrag en het probleem dat uw applicatie moet oplossen.

We beginnen met gesprekken met de gebruikers van uw applicatie, om hun behoeften te begrijpen. Op basis van die behoeften specificeren we elke functionaliteit, en daarna ontwikkelen we haar. De gebruikers van uw applicatie werken er al in de eerste ontwikkelmaand mee, en hoe ze ermee werken, bepaalt welke functionaliteiten we daarna ontwikkelen.

Wat goedgekeurd is, gaat naar productie. Elke dag ziet u de applicatie vooruitgaan op uw acceptatieomgeving.

En om ervoor te zorgen dat de berekeningen uit uw bestand in de applicatie juist blijven, hanteren we een nulregressiegarantie: elke regressie wordt verholpen en afgedekt door een geautomatiseerde test, zodat ze niet terugkomt, zonder meerkosten.

De broncode, infrastructuur, deployment-pipeline en documentatie zijn uw intellectueel eigendom zodra de eerste maandfactuur is betaald. Een proefperiode tot 15 werkdagen in de eerste maand: geen factuur als u de opleveringen niet wilt.

Op onze pagina over bedrijfssoftware op maat ziet u wat we bouwen: back-office, dashboard, klantportaal, monitoringtool.

Verder lezen

Hoeveel moet u voor die applicatie uittrekken? Ons artikel over het budget van een applicatie legt uit waarom u beter een doel kunt vastleggen dan een lijst met functionaliteiten.

Houdt uw team een heel bedrijfsproces bij in een Excel-bestand? Zullen we erover praten?

Bronnen

• B. Baxley, “What is a Web Application?”, Boxes and Arrows, 20 januari 2003 (de twee eigenschappen die een webapplicatie definiëren: gegevens wijzigen en bewaren, een eigen relatie met elke gebruiker).
• R. R. Panko, “Spreadsheet Errors: What We Know. What We Think We Can Do”, verslag van het EuSpRIG-symposium, juli 2000, arXiv 0802.3457 (fouten in minstens 86% van de geauditeerde spreadsheets).
• S. G. Powell, K. R. Baker en B. Lawson, “Errors in Operational Spreadsheets”, Journal of Organizational and End User Computing, 21(3), 2009, p. 24-36 (50 geauditeerde spreadsheets, fouten in 0,9% tot 1,8% van de cellen met een formule).
• The Register, “Excel spreadsheet blunder blamed after England under-reports 16,000 COVID-19 cases”, 5 oktober 2020 (15.841 gevallen weggevallen van 25 september tot 2 oktober 2020, .xls-bestanden beperkt tot 65.536 rijen).